Als bedrijf is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en privacyrisico's te minimaliseren. Een overtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kan leiden tot boetes, reputatieschade en verlies van vertrouwen bij klanten. Een recent voorbeeld van zo'n overtreding is de boete van de Autoriteit Persoonsgegevens aan de Sociale Verzekeringsbank (SVB). SVB kreeg een boete van 150.000 euro vanwege een langdurige gebrekkige identiteitscontrole door de telefonische helpdesk. De privacy van bellers werd daardoor jarenlang onvoldoende beschermd, heeft toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bepaald.

De gevolgen van een nalatig privacybeleid kunnen verstrekkend zijn. Naast financiële gevolgen en reputatieschade kan het ook leiden tot verlies van vertrouwen bij klanten en het verlies van klanten. Het is daarom van groot belang om als bedrijf zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en een adequaat privacybeleid te hanteren.

Om de risico's te minimaliseren is het van belang om als bedrijf een goed privacybeleid te hebben. Dit beleid moet de privacy van de betrokkenen waarborgen en voldoen aan de eisen van de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een aantal aanbevelingen gedaan voor een goed privacybeleid:

1. Zorg voor een duidelijk en transparant privacybeleid.
2. Zorg voor een goede beveiliging van persoonsgegevens.
3. Zorg voor een goede gegevensverwerkingsovereenkomst met derde partijen.
4. Zorg voor een goede autorisatie van medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens.
5. Zorg voor een goede bewaartermijn van persoonsgegevens.
6. Zorg voor een goede melding van datalekken.

Een goed privacybeleid is echter niet voldoende als het personeel niet goed getraind is in de omgang met persoonsgegevens. Het is daarom belangrijk om medewerkers regelmatig te trainen en bewust te maken van privacyrisico's en hoe deze te voorkomen. Zo kunnen medewerkers alert zijn op verdachte situaties en bijvoorbeeld phishing-mails herkennen.

Het uitwisselen van gevoelige informatie tussen bedrijven, bijvoorbeeld met een leverancier of andere derde partij zoals producenten, logistieke dienstverleners, retailers en distributeurs, brengt extra privacyrisico's met zich mee. Het is daarom van groot belang om als bedrijf extra voorzorgsmaatregelen te nemen bij het delen van deze informatie.

Ten eerste is het van belang om een goede gegevensverwerkingsovereenkomst (GVO) op te stellen met de derde partij. In deze overeenkomst worden afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens, zoals wie verantwoordelijk is voor de verwerking, hoe de persoonsgegevens beveiligd worden en welke maatregelen worden genomen bij een datalek. Het is belangrijk om deze overeenkomst goed door te nemen en waar nodig aan te passen aan de specifieke situatie.

Daarnaast is het van belang om de beveiliging van de IT-systemen van de derde partij goed te controleren. De derde partij moet voldoen aan dezelfde eisen als het eigen bedrijf wat betreft de beveiliging van persoonsgegevens (lees ook het artikel over ketenverantwoordelijkheid als onderdeel van de NIS2). Het is daarom van belang om de beveiliging van de IT-systemen van de derde partij regelmatig te controleren en eventuele tekortkomingen te signaleren en op te lossen. Een geautomatiseerde controle en bewaking maakt deel uit van RiskStudio.

Tot slot is het van belang om de gegevensuitwisseling zo beperkt mogelijk te houden en alleen de gegevens te delen die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Het is daarbij van belang om de toegang tot de gegevens te beperken en alleen die medewerkers toegang te geven die deze gegevens ook daadwerkelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Een nalatig privacybeleid kan grote gevolgen hebben voor bedrijven. Een overtreding van de AVG kan leiden tot boetes, reputatieschade en verlies van vertrouwen bij klanten. Het is daarom van groot belang om als bedrijf zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en een adequaat privacybeleid te hanteren. Het privacybeleid moet de privacy van betrokkenen waarborgen en voldoen aan de eisen van de AVG. Het is van belang om medewerkers goed te trainen en bewust te maken van privacyrisico's. De IT-systemen waar persoonsgegevens worden verwerkt moeten goed beveiligd zijn en er moet goed worden nagedacht over welke gegevens worden verzameld en waarvoor deze worden gebruikt. Door deze tips en aanbevelingen op te volgen kunnen bedrijven de privacyrisico's minimaliseren en voorkomen dat zij het volgende voorbeeld worden van een overtreding van de AVG.